Fin de l’auto-certification des logiciels de caisse : ce que vous devez savoir

La loi de finances pour 2025 a introduit des changements significatifs concernant l'utilisation des logiciels de caisse. Ces modifications visent à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA en imposant des exigences plus strictes en matière de certification des logiciels de caisse. Dans cet article, nous allons explorer les implications de ces nouvelles mesures pour les entreprises et les éditeurs de logiciels.

Fin de l'auto-certification des logiciels de caisse

Jusqu'à présent, les éditeurs de logiciels de caisse pouvaient prouver la conformité de leurs produits par la production d'une attestation individuelle. Cependant, l'article 43 de la loi de finances pour 2025 met fin à cette possibilité. Désormais, seuls les logiciels ayant fait l'objet d'une certification par un organisme tiers accrédité seront accessibles pour les entreprises.

Période de transition

Pour permettre aux entreprises et aux éditeurs de logiciels de se conformer à ces nouvelles exigences, une période de transition a été mise en place. Jusqu'au 31 août 2025, il reste possible d'utiliser un logiciel de caisse auto-certifié. Cependant, à partir du 1er septembre 2025, les éditeurs devront obligatoirement avoir fait une demande de certification et justifier d'un engagement ferme de mise en conformité auprès d'un organisme certificateur accrédité. Cet engagement doit avoir été formulé avant le 31 août 2025. À partir du 1er mars 2026, seuls les logiciels certifiés seront autorisés. Aucun autre justificatif ne sera accepté.

Obligations pour les éditeurs

Les éditeurs de logiciels de caisse doivent désormais obtenir un certificat délivré par un organisme tiers accrédité. Ce certificat atteste que le logiciel respecte les conditions requises en matière d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. Cette mesure vise à sécuriser les données et à faciliter l'accès de l'administration fiscale à celles-ci.

Sanctions en cas de non-conformité

Les entreprises qui n'utilisent pas un logiciel de caisse disposant d'un certificat délivré par un organisme accrédité s'exposent à une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné. Elles disposent d'un délai de 60 jours pour se mettre en conformité. Passé ce délai, une nouvelle amende de 7 500 € s'appliquera.

Les entreprises concernées

Cette obligation s'applique aux entreprises assujetties à la TVA qui utilisent un logiciel de caisse pour enregistrer les paiements de leurs clients, notamment dans les secteurs du commerce de détail, de la restauration, de l'artisanat, etc.

Elle concerne directement les entreprises assujetties à la TVA qui :

• n'effectuent que des opérations non soumises à l'obligation de facturation (par exemple, opérations exonérées de TVA) ;
• utilisent un logiciel de caisse (bien que cela ne soit pas obligatoire).

Les entreprises assujetties bénéficiant du régime de la franchise de taxe ou réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA ne sont pas concernées par cette nouvelle mesure.

Lutte contre la fraude à la TVA

La fin de l'auto-certification des logiciels de caisse marque un tournant important dans la lutte contre la fraude à la TVA. Les entreprises et les éditeurs de logiciels doivent désormais se conformer à des exigences plus strictes en matière de certification. Il est essentiel pour les entreprises de vérifier la conformité de leurs logiciels de caisse et de prendre les mesures nécessaires pour se mettre en conformité avant la fin de la période de transition.

Conseils pratiques pour les PME

• Vérifiez la certification de votre logiciel de caisse : Assurez-vous que votre logiciel est certifié par un organisme accrédité. Vous pouvez consulter les listes de logiciels certifiés disponibles sur les sites d'INFOCERT ou du LNE.
• Contactez votre éditeur : Si votre logiciel n'est pas encore certifié, contactez votre éditeur pour connaître l'état d'avancement de la démarche de certification et obtenir une preuve d'engagement avant le 31 août 2025.
• Anticipez les délais : La procédure de certification peut prendre plusieurs mois. Il est donc essentiel d'anticiper pour éviter toute interruption d'activité ou sanction.
• Formez vos équipes : La mise en place d'un nouveau logiciel ou la mise à jour de l'existant peut nécessiter une formation de vos collaborateurs pour garantir une utilisation conforme.
• Conservez les justificatifs : Gardez une copie du certificat de conformité ou de l'engagement de certification, ainsi que toutes les communications avec votre éditeur, en cas de contrôle fiscal.

Pour aller plus loin 

Pour plus d'informations sur les logiciels de caisse et leur certification, vous pouvez consulter la page dédiée sur le site du gouvernement :

https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/pilotage-de-lentreprise/logiciels-de-gestion-de-lentreprise/caisse-enregistreuse#obligations