Contrats, factures, documents comptables, documents fiscaux, bulletins de paie… Au fil des années, une entreprise accumule de nombreux documents. Mais faut-il tout conserver ? Et surtout, pendant combien de temps ? Les durées légales de conservation varient selon la nature des documents. Elles correspondent aux périodes pendant lesquelles des contrôles peuvent notamment être menés par l’administration. Voici les principales durées à connaître pour les chefs d’entreprise.
La durée de conservation dépend de la nature du document.
Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant 5 ans.
Les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans.
Pour les contrats conclus par voie électronique portant sur un montant d’au moins 120 €, la durée de conservation est de 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation.
Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers doivent quant à eux être conservés pendant 30 ans.
Pour les documents comptables, la règle est simple : les livres et registres comptables ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.
Cela concerne notamment :
Pour une entreprise, cela signifie notamment que les factures et les documents permettant de justifier les écritures comptables ne doivent pas être conservés uniquement pendant la durée de l’exercice en cours.
Les documents fiscaux doivent être conservés pendant 6 ans.
Cette durée concerne notamment les documents relatifs :
Cette durée correspond au délai pendant lequel l’administration peut notamment exercer ses droits de communication, d’enquête et de contrôle sur ces documents.
Pour les sociétés commerciales, les documents sociaux ne sont pas tous soumis à la même durée de conservation.
Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (RCS).
Les documents relatifs aux comptes annuels — bilan, compte de résultat, annexe… — doivent être conservés pendant 10 ans.
Pour les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration et les rapports des commissaires aux comptes, les trois derniers exercices doivent être conservés.
Les documents liés à la gestion du personnel sont également concernés par des durées de conservation spécifiques.
Les bulletins de paie, le registre unique du personnel, les documents concernant les contrats de travail, les salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte et régimes de retraite, ainsi que les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie doivent être conservés pendant 5 ans.
La durée est de :
Ces délais ne sont pas uniquement des recommandations d’archivage. Ils correspondent aux durées minimales fixées par la loi pour la conservation des différents documents.
Dans certains cas, la destruction ou l’absence de conservation des documents peut entraîner des sanctions.
C’est notamment le cas pour les documents fiscaux : une amende de 10 000 € peut être appliquée en cas d’absence de tenue des documents demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication, ou en cas de destruction de ces documents avant les délais prescrits.
Avant de jeter un document, il est important d’identifier sa catégorie et la durée minimale de conservation qui lui est applicable.
Pour en savoir plus : https://entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F10029