Embaucher un étudiant pendant l’été : les règles à connaître pour les TPE et PME

Chaque été, de nombreuses petites entreprises font appel à des étudiants pour renforcer leurs équipes. Qu’il s’agisse de remplacer un salarié en congés ou de faire face à un pic d’activité, embaucher un jeune saisonnier est une solution à la fois simple et souple. Mais attention : cette embauche obéit à des règles strictes qu’il convient de respecter pour éviter tout risque de redressement. Tour d’horizon des obligations à connaître.

Le contrat de travail est obligatoire

Même pour un emploi de quelques jours, l’embauche d’un étudiant doit faire l’objet d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD), signé par écrit et remis au salarié dès l’embauche.

Ce contrat n’est possible que dans certains cas définis par le Code du travail :

• remplacement d’un salarié absent,
• surcroît temporaire d’activité,
• emploi à caractère saisonnier ou temporaire (hôtellerie-restauration, tourisme, agriculture…).

À noter : pour un mineur de moins de 18 ans, le contrat doit être signé avec l’accord écrit de ses parents.

Les formalités à accomplir

L’étudiant embauché, quel que soit son âge, est un salarié à part entière. Vous devez donc :

• Quel que soit l’âge de l’étudiant, l’employeur a l’obligation d’effectuer une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE), comme pour n’importe quel salarié. Cette déclaration doit être réalisée au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche prévue, et au plus tard le jour ouvrable précédant l’entrée en fonction du jeune.

• Lorsque l’étudiant a moins de 18 ans, une visite d’information et de prévention (VIP) doit être organisée avant l’embauche, afin de vérifier son aptitude au poste proposé. Cette visite est obligatoire et doit être planifiée auprès du service de santé au travail compétent.
• Il doit être enregistré dans le registre unique du personnel,
• Vous devez lui remettre un bulletin de paie.

À noter : La DPAE est indispensable : elle permet aussi de prouver que l’embauche est régulière en cas de contrôle. En l’absence de DPAE, l’employeur s’expose à des sanctions pour travail dissimulé, même si le salarié est embauché pour une courte durée.

Quelle rémunération prévoir ?

L’étudiant doit être rémunéré au moins au SMIC horaire brut (ou au minimum conventionnel, si celui-ci est supérieur).

Toutefois, un salarié de moins de 18 ans qui n'a pas encore 6 mois de pratique professionnelle dans sa branche d'activité peut percevoir un Smic minoré :
Un abattement est possible :

• 20 % pour les moins de 17 ans,
• 10 % pour les jeunes de 17 à 18 ans.

Cet abattement reste facultatif. Il est tout à fait possible de verser l’intégralité du SMIC.

Quelles charges sociales s’appliquent ?

La rémunération versée à un étudiant est soumise aux mêmes cotisations sociales que celle de tout autre salarié : URSSAF, retraite, chômage, etc. Il n’existe pas d’exonération spécifique pour les jobs d’été.

Il est donc essentiel d’évaluer le coût global d’un job d’été, en intégrant salaire brut, charges patronales et frais de gestion administrative.

Embaucher un mineur : à partir de 15 ans, sous conditions strictes

L’âge minimum légal pour travailler est fixé à 15 ans révolus, à condition :

• qu’il s’agisse de travaux légers,
• que l’employeur obtienne l’autorisation écrite des parents,
• qu’une demande soit adressée à l’inspection du travail au moins 15 jours avant l’embauche. Sans réponse dans un délai de 8 jours francs, l’autorisation est réputée accordée.

À noter : l’âge minimal ne s’applique pas lorsque le jeune travaille sous l’autorité de ses parents ou tuteurs, dans un cadre familial, pour des travaux occasionnels, de courte durée, et non dangereux.

Lorsqu’un jeune âgé de 15 à 18 ans est embauché pendant les vacances scolaires, sa durée de travail est strictement encadrée par le Code du travail. Pour les moins de 16 ans, la durée de travail ne peut pas excéder :

• 7 heures par jour,
• 35 heures par semaine.

De plus, pendant les vacances, le temps de travail total ne peut pas dépasser la moitié de la durée des congés scolaires. Par exemple, sur deux semaines de vacances, le jeune ne pourra travailler qu’une seule semaine.

Des temps de repos obligatoires s’appliquent également :

• Une pause de 30 minutes minimum dès que le temps de travail dépasse 4 h 30,
• Un repos quotidien de 14 heures pour les moins de 16 ans (réduit à 12 heures pour les 16-17 ans),
• Un repos hebdomadaire de 2 jours consécutifs, sauf dérogation spécifique.

Enfin, les jeunes de moins de 18 ans ne peuvent pas travailler :

• la nuit, entre 20 h et 6 h pour les moins de 16 ans, ou entre 22 h et 6 h pour les 16-17 ans,
• les dimanches et jours fériés, sauf exception prévue par la réglementation ou accord de l’inspection du travail.

Enfin, certains travaux sont interdits aux mineurs : machines dangereuses, manutention lourde, produits chimiques, travaux en hauteur ou en milieu confiné, etc.

Pour aller plus loin : À partir de quel âge peut-on travailler ? https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1649

Quels droits pour les étudiants salariés ?

Les jeunes salariés ont droit aux congés payés dans les mêmes conditions que les autres salariés :

• 30 jours ouvrables de congés payés par an (acquis en fonction de la durée du contrat),
• jours de congé supplémentaires pour les jeunes mères de famille de moins de 21 ans (1 à 2 jours par enfant à charge).

Même si l’emploi est de courte durée, ces droits doivent figurer dans le contrat de travail et être comptabilisés sur le bulletin de paie.

En résumé : les bons réflexes

Avant d’embaucher un étudiant cet été, il est recommandé de :

• anticiper les formalités administratives (contrat, DPAE, visite médicale),
• vérifier les conditions de travail en fonction de l’âge,
• prévoir un accueil et une sensibilisation aux consignes de sécurité,
• budgétiser le coût complet de l’embauche.